Khi có tang sự, không phải mọi người thân đều có thể trở về cùng lúc. Người đang ở Hà Nội phải lo nhiều việc tại chỗ, trong khi con cháu ở xa muốn được biết chương trình và tham gia các quyết định quan trọng. Một cách trao đổi thống nhất sẽ giúp gia đình bớt lúng túng trong giai đoạn này.
Phối hợp tổ chức tang lễ khi thân nhân ở xa cần ưu tiên ba nội dung: ai đại diện tại địa điểm, việc nào cần gia đình cùng xác nhận và thông tin nào được phép thông báo cho khách viếng.
Chọn người đại diện có thể làm việc trực tiếp
Gia đình nên thống nhất một người tại chỗ để trao đổi với đơn vị tang lễ và địa điểm tổ chức. Người thân ở xa gửi ý kiến qua đầu mối này, tránh mỗi người yêu cầu một cách bố trí khác nhau mà bên thực hiện không biết nội dung nào đã được gia đình đồng ý.
Cách phân công ở đây phục vụ việc phối hợp tổ chức buổi lễ. Những giấy tờ hoặc thủ tục riêng vẫn cần được thực hiện theo yêu cầu của nơi tiếp nhận, không nên hiểu rằng trao đổi qua điện thoại thay thế được mọi xác nhận cần thiết.
Gửi một bản thông tin ngắn để cả nhà cùng kiểm tra
Thay vì chuyển tiếp nhiều tin nhắn rời rạc, người đại diện có thể tổng hợp các mục sau:
- Địa điểm dự kiến tổ chức và người phụ trách liên hệ.
- Thời gian viếng, truy điệu, di quan đang được đề xuất hoặc đã xác nhận.
- Cách viết họ tên, thông tin dùng trên di ảnh và nội dung tưởng niệm.
- Những nguyện vọng gia đình muốn giữ trong chương trình.
- Nội dung còn chờ quyết định và người sẽ phản hồi.
Nên ghi rõ mục nào mới là dự kiến. Khi lịch chưa được xác nhận với địa điểm tổ chức, người thân chưa nên gửi rộng cho bạn bè hoặc cơ quan để tránh phải đính chính nhiều lần.
Trao đổi riêng về thời điểm người thân có thể về
Nếu có thành viên muốn có mặt trong một nghi thức cụ thể, hãy cung cấp giờ đến dự kiến để bàn phương án với những bên liên quan. Không nên tự hứa thay đổi toàn bộ chương trình trước khi kiểm tra điều kiện của địa điểm và các khâu đã đặt lịch.
Trong trường hợp cần xem xét thay đổi thời gian tổ chức, gia đình nên hỏi trực tiếp đơn vị tang lễ và cơ sở đang phụ trách việc tiếp nhận, bảo quản. Việc điều chỉnh phải dựa trên điều kiện thực tế, không chỉ dựa vào mong muốn chờ đủ người.
Thống nhất cách cập nhật trong ngày diễn ra lễ
Một người có thể nhận trách nhiệm báo ngắn khi các phần việc đã sẵn sàng, khi bắt đầu lễ viếng và trước thời điểm truy điệu. Nếu gia đình muốn gọi hình ảnh để người ở xa cùng tưởng niệm, cần hỏi trước ý kiến người nhà và địa điểm; không mặc định quay trực tiếp toàn bộ buổi lễ.
Quý gia đình có thân nhân chưa thể về ngay có thể gọi 098 666 3226 để trao đổi với Công ty CP Dịch vụ Tang lễ Hà Nội về cách phối hợp tổ chức. Chuẩn bị rõ người đại diện và những nguyện vọng cần xác nhận sẽ giúp thông tin được liền mạch hơn.
Tham khảo thêm: Dịch Vụ Tang Lễ Trọn Gói Hà Nội Gồm Những Gì? Quy Trình Từ A-Z Cho Gia Đình · Lễ Viếng, Lễ Truy Điệu Và Di Quan Khác Nhau Như Thế Nào? Gia Đình Nên Nắm Rõ
CÔNG TY CP DỊCH VỤ TANG LỄ HÀ NỘI
Hotline hỗ trợ 24/7: 098 666 3226
Địa chỉ: Tổ 26, Hoàng Mai, Hà Nội
Website: tanglehn.vn
