Một buổi tang lễ có thể đón họ hàng, hàng xóm, đồng nghiệp và nhiều đoàn thể trong cùng khoảng thời gian. Nếu các đoàn cùng đến nhưng chưa có người hướng dẫn, gia đình dễ phải vừa tiếp khách vừa xử lý những câu hỏi về thứ tự vào viếng.
Điều phối đoàn viếng cần được chuẩn bị như một phần của chương trình tang lễ. Mục tiêu là để khách biết liên hệ với ai, chờ ở đâu và khi nào được mời vào, đồng thời giữ không khí yên tĩnh cho khu vực tưởng niệm.
Tiếp nhận thông tin đoàn bằng một đầu mối
Với các đoàn đã báo trước, gia đình nên ghi nhận tên đoàn, người liên hệ và thời gian dự kiến đến. Tên dùng khi giới thiệu nên được kiểm tra lại để tránh đọc sai tên cơ quan hoặc cách xưng hô. Nếu đoàn chưa xác định giờ, chỉ ghi là dự kiến, không xếp thành một lịch cố định khiến những người khác phải chờ.
Người đón tiếp cần có cách liên hệ nhanh với người hướng dẫn bên trong. Gia đình có thể nhờ đơn vị tang lễ tư vấn cách bố trí hai vị trí này trong phạm vi dịch vụ đã thống nhất.
Chuẩn bị cách đón khách đã hẹn và khách đến tự do
Không phải ai cũng đi theo đoàn. Một số người đến riêng hoặc cùng vài người thân, vì vậy khu vực đón tiếp nên hướng dẫn được cả hai trường hợp. Người hỗ trợ có thể hỏi ngắn khách đi cùng đoàn nào, có đầu mối liên hệ hay không rồi hướng dẫn theo tình hình thực tế.
Nếu nhiều đoàn đến đồng thời, nên cập nhật thời gian chờ một cách nhẹ nhàng. Không cần công bố cứng nhắc mỗi đoàn có bao nhiêu phút nếu chương trình chưa thống nhất như vậy; điều quan trọng là giữ sự tôn trọng và theo dõi giờ kết thúc lễ viếng.
Phân biệt việc đón đoàn với việc ghi nhận của gia đình
- Người đón tiếp ghi tên và hướng dẫn vị trí chờ, lối vào hành lễ.
- Người phụ trách chương trình nhận thông tin để giới thiệu đúng đoàn khi cần.
- Người gia đình phân công theo dõi sổ tang, phúng viếng và những lời nhắn riêng.
Ba phần việc có thể do ít người đảm nhiệm nếu quy mô nhỏ, nhưng vẫn nên nói rõ để không bỏ sót hoặc ghi trùng. Các thông tin riêng của khách và gia đình cần được giữ trong phạm vi người phụ trách.
Có cách chuyển tiếp trước lễ truy điệu
Trước giờ kết thúc viếng, người đón khách nên biết còn đoàn nào đang chờ và báo cho người điều phối. Nếu có đoàn đến sát giờ, cần trao đổi cách tiếp nhận phù hợp với thời gian của địa điểm, tránh tự kéo dài buổi lễ hoặc đột ngột mời mọi người rời đi.
Lời nhắc chuyển sang truy điệu nên ngắn, rõ và thống nhất với gia đình. Những người thân cần có mặt trong nghi thức tiếp theo cũng nên được báo trước để không đang bận tiếp khách ở khu vực khác.
Gia đình dự kiến có nhiều đoàn đến viếng có thể liên hệ Công ty CP Dịch vụ Tang lễ Hà Nội, hotline 098 666 3226, để trao đổi cách bố trí đón tiếp và phối hợp chương trình theo quy mô thực tế.
Tham khảo thêm: Lễ Viếng, Lễ Truy Điệu Và Di Quan Khác Nhau Như Thế Nào? Gia Đình Nên Nắm Rõ · Dịch vụ tổ chức tang lễ tại nhà tang lễ
CÔNG TY CP DỊCH VỤ TANG LỄ HÀ NỘI
Hotline hỗ trợ 24/7: 098 666 3226
Địa chỉ: Tổ 26, Hoàng Mai, Hà Nội
Website: tanglehn.vn
