Một gia đình chỉ có vài người đứng ra lo tang sự rất dễ rơi vào cảnh vừa tiếp khách, vừa nghe điện thoại, vừa phải quyết định các phần việc của buổi lễ. Điều cần nhất lúc này là biết việc nào gia đình phải trực tiếp quyết định và việc nào có thể đề nghị đơn vị tang lễ hỗ trợ.
Dịch vụ tang lễ cho gia đình ít người nên được trao đổi theo lượng công việc thực tế. Không chỉ hỏi có những vật phẩm nào, gia đình cần làm rõ ai hướng dẫn nghi lễ, ai đón các đoàn viếng và ai tiếp nhận yêu cầu trong lúc người đại diện đang hành lễ.
Giữ một người quyết định, có người thay khi cần
Người đại diện gia đình nên phụ trách các quyết định như chương trình, nguyện vọng riêng và những điều chỉnh về hạng mục. Người này không nhất thiết phải tự theo dõi mọi việc tại địa điểm tổ chức. Gia đình có thể nhờ một người thân tin cậy làm đầu mối dự phòng, nắm thông tin để hỗ trợ khi người đại diện chưa tiện trao đổi.
Nếu chỉ có một người lo liệu chính, hãy nói rõ ngay trong lần liên hệ đầu tiên. Khi đó, hai bên có thể thống nhất cách cập nhật ngắn gọn, tập trung những nội dung cần quyết định, tránh liên tục gọi người nhà ra xử lý các việc nhỏ.
Chia công việc thành ba nhóm dễ theo dõi
- Gia đình quyết định: thông tin người mất, mong muốn về nghi lễ, người phát biểu và các hạng mục đã đồng ý sử dụng.
- Đề nghị đơn vị dịch vụ hỗ trợ theo phạm vi thống nhất: chuẩn bị không gian, hướng dẫn vị trí hành lễ, phối hợp chương trình và điều phối khách viếng.
- Nhờ người thân tin cậy: tiếp nhận cuộc gọi của họ hàng, chuyển lời nhắn, giữ đồ dùng cá nhân và hỗ trợ việc riêng của gia đình.
Sổ ghi nhận phúng viếng, tiền và giấy tờ riêng nên được giao rõ cho người gia đình tin cậy. Không nên mặc định rằng những phần này nằm trong công việc của đội phục vụ tang lễ.
Dành khoảng nghỉ mà vẫn có người tiếp nhận thông tin
Gia đình có thể thống nhất người hỗ trợ trong từng chặng: trước giờ viếng, khi đón khách và trước lễ truy điệu. Khi một người cần nghỉ hoặc chuẩn bị lời tiễn biệt, người còn lại biết phải liên hệ với ai. Chỉ cần ghi ngắn tên, số điện thoại và việc đang chờ xử lý, không cần lập một bảng phân công phức tạp.
Ví dụ, người đại diện có thể duyệt chương trình và thông tin tưởng niệm từ trước; đến giờ viếng, một người thân nhận điện thoại, còn đội phục vụ hỗ trợ hướng dẫn khách theo phần việc đã thống nhất. Cách chia này giúp gia đình có thời gian ở bên nhau.
Hỏi rõ phần nhân sự khi trao đổi dịch vụ
Trước khi chốt phương án, nên hỏi người phụ trách có mặt vào những thời điểm nào, ai thay thế khi cần và việc phát sinh được báo cho ai. Nếu gia đình cần hỗ trợ thêm khâu đón tiếp, hãy xác nhận riêng thay vì chỉ yêu cầu chung là “lo giúp toàn bộ”.
Gia đình ít người cần tư vấn cách tổ chức và phân chia phần việc có thể liên hệ Công ty CP Dịch vụ Tang lễ Hà Nội qua hotline 098 666 3226. Khi trao đổi, hãy cho biết số người trực tiếp lo liệu và những việc đang cần hỗ trợ nhất để lựa chọn phương án phù hợp.
Tham khảo thêm: Dịch Vụ Tang Lễ Trọn Gói Hà Nội Gồm Những Gì? Quy Trình Từ A-Z Cho Gia Đình · Dịch Vụ Tang Lễ 24/7 Tại Hà Nội Hỗ Trợ Những Gì? Khi Nào Nên Liên Hệ Ngay
CÔNG TY CP DỊCH VỤ TANG LỄ HÀ NỘI
Hotline hỗ trợ 24/7: 098 666 3226
Địa chỉ: Tổ 26, Hoàng Mai, Hà Nội
Website: tanglehn.vn
