Sau khi đã liên hệ và xác nhận địa điểm tổ chức, nhiều gia đình vẫn chưa rõ những phần nào đã được chuẩn bị tại nhà tang lễ và những phần nào cần trao đổi thêm với đơn vị dịch vụ. Nếu chỉ nói “đã đặt nhà tang lễ rồi”, hai bên có thể hiểu khác nhau về phạm vi công việc.
Việc cần làm tiếp theo là đối chiếu nội dung đã xác nhận với địa điểm và phương án gia đình mong muốn. Không nên mặc định việc đặt phòng đồng nghĩa với mọi hạng mục của buổi lễ đều đã được bao gồm.
Tổng hợp đúng những gì đã được xác nhận
Gia đình nên chuẩn bị thông tin về phòng lễ, ngày giờ sử dụng, người liên hệ tại địa điểm và các hạng mục đã được thống nhất. Nếu có giấy xác nhận, bảng hạng mục hoặc trao đổi bằng văn bản, hãy dùng những thông tin đó khi làm việc với đơn vị dịch vụ.
Đối với phần chưa rõ, cần hỏi lại nơi tổ chức. Không nên lấy cấu hình của một nhà tang lễ khác làm căn cứ, vì cách bố trí, thời gian sử dụng và phạm vi phục vụ có thể không giống nhau.
Chia danh sách thành đã có, còn thiếu và cần hỏi lại
- Đã có: ghi cụ thể hạng mục, bên phụ trách và thời điểm sẵn sàng.
- Còn thiếu: những phần gia đình muốn sử dụng nhưng chưa bên nào nhận chuẩn bị.
- Cần hỏi lại: phần chưa rõ số lượng, thời gian, vị trí hoặc cách phối hợp.
Danh sách có thể gồm khánh tiết, vật phẩm, người hướng dẫn chương trình và các phần việc nối tiếp sau buổi viếng. Mục đích là phân định trách nhiệm, không phải bổ sung càng nhiều hạng mục càng tốt.
Ví dụ, nếu địa điểm đã xác nhận có phần khánh tiết cơ bản, gia đình nên hỏi rõ gồm những gì rồi mới trao đổi nhu cầu bổ sung. Nếu đã có người dẫn chương trình, cần thống nhất ai nhận nội dung từ gia đình để tránh hai bên chuẩn bị hai bản khác nhau.
Làm rõ cách phối hợp giữa hai đầu mối
Người phụ trách địa điểm và người phụ trách đơn vị dịch vụ nên biết cách liên hệ với nhau qua sự thống nhất của gia đình. Những thông tin cần khớp gồm thời điểm được đưa vật phẩm vào, vị trí bố trí, người xác nhận phòng sẵn sàng và mốc chuyển sang phần nghi lễ tiếp theo.
Gia đình không cần tự chuyển từng tin nhắn nhỏ giữa các bên nếu có thể thống nhất một cách trao đổi rõ ràng. Tuy vậy, các yêu cầu mới hoặc thay đổi hạng mục vẫn cần người đại diện gia đình xác nhận.
Chỉ chốt phần bổ sung sau khi rà soát xong
Khi đã biết phần nào có sẵn, gia đình có thể trao đổi phần hỗ trợ còn cần thiết và đề nghị làm rõ khả năng thực hiện, chi phí cùng trách nhiệm bàn giao. Nếu một việc nằm ngoài phạm vi nhận làm, cần biết sớm để tìm phương án phù hợp, tránh chờ đến ngày tổ chức.
Quý gia đình đã đặt nhà tang lễ và cần tư vấn các phần việc tiếp theo có thể liên hệ Công ty CP Dịch vụ Tang lễ Hà Nội qua hotline 098 666 3226. Gửi kèm nội dung đã xác nhận với địa điểm sẽ giúp việc rà soát và thống nhất phương án cụ thể hơn.
Tham khảo thêm: Dịch vụ tổ chức tang lễ tại nhà tang lễ · Dịch vụ Tang lễ Trọn gói tại Hà Nội
CÔNG TY CP DỊCH VỤ TANG LỄ HÀ NỘI
Hotline hỗ trợ 24/7: 098 666 3226
Địa chỉ: Tổ 26, Hoàng Mai, Hà Nội
Website: tanglehn.vn
